De 3PL-onboardingchecklist in 12 dagen
Traditionele 3PL's rekenen op 3–6 weken onboarding; sommige enterpriseplatforms doen er 6–12 over. ShipCube zit gemiddeld op zo'n 12 dagen — en dat verschil is geen toverkunst, maar volgorde. Dit is de dag-voor-dag checklist die wij aanhouden, geschreven zodat je elke 3PL (ook ons) eraan kunt houden.
Vóór dag 1: wat je klaar moet hebben
- SKU-lijst met afmetingen en gewichten — bepaalt de opslagplanning en de pakkettarieven.
- Verpakkingsspecificatie — jouw dozen of die van de 3PL, plus eventuele insertontwerpen (inserts kosten €0,04–€0,09 per stuk bij ShipCube).
- Kanaaloverzicht — welke webshops en marktplaatsen gekoppeld moeten worden.
- Retourregels — wat teruggeboekt wordt, wat in quarantaine gaat en wie over uitzonderingen beslist.
- Een go-livedatum met speling — plan de onboarding nooit in je piekweek.
Dag 1–2: koppel de systemen
Jij: geeft toestemming voor de winkelkoppeling — met native integraties duurt het koppelen zelf ongeveer 12 minuten per kanaal (ShipCube ondersteunt er meer dan 30, waaronder Shopify, Amazon, WooCommerce, Magento, TikTok Shop en Salla). Koppel de SKU's tussen je catalogus en het WMS.
Je 3PL: wijst je vaste accountmanager toe (op dag één, niet in week drie), stelt de orderrouteringsregels in, regelt je dashboardtoegang en legt verpakkings- en brandingspecificaties vast als staande instructies.
Checkpoint: een testorder in je winkel verschijnt binnen enkele minuten in het fulfilmentdashboard, met bevestigde terugkoppeling van het trackingnummer.
Dag 3–7: verplaats de voorraad
Jij: verzendt voorraad naar de aan jou toegewezen locaties. Geconsolideerde inbound scheelt echt geld — volgens de tarievenkaart van ShipCube kost het lossen van pallets €8,61–€12,92 en gaan volle containers tegen een vast tarief (€237–€301 voor 20ft, €431–€560 voor 40ft), tegenover €0,86–€1,29 per losse doos.
Je 3PL: ontvangt, telt en plaatst je voorraad volgens je SKU-overzicht; afwijkingen komen nú aan het licht, niet bij je eerste nee-verkoop. Verdeel je over meerdere regio's, dan bepalen de AI-aanbevelingen voor voorraadverdeling hoeveel waarheen gaat — oost- versus westkust, of de VS versus Dubai.
Checkpoint: de voorraad in het dashboard komt per locatie overeen met de door jou verzonden aantallen.
Dag 8–12: bewijs dat het werkt
Samen: voer live testorders uit via elk kanaal — standaardorders, orders met meerdere stuks en minstens één bewuste retour om de flow van inspecteren, beoordelen en terugboeken te testen. Controleer of de verpakking aan de specificatie voldoet, of tracking terugkomt in elke webshop en of de pre-approvalcyclus voor retouren de voorraad correct bijwerkt.
Checkpoint: een volledige ordercyclus — geplaatst, gepickt, verpakt, verzonden, gevolgd, geretourneerd, teruggeboekt — verloopt zonder handmatige tussenkomst. Zet daarna pas echt volume aan.
De omschakeling zelf
Zet niet in één keer om. Laat je oude fulfilment (in eigen beheer of bij de vertrekkende 3PL) tijdens de QA-periode parallel doorlopen, laat die voorraad op bestaande orders vanzelf leeglopen en routeer alle nieuwe orders vanaf de go-livedag naar de nieuwe aanbieder. Maandelijkse opzegbaarheid telt ook hier: ShipCube werkt zonder langlopend contract en zonder minimumvolume, waardoor de kosten van dit overgangsexperiment de overgang zelf zijn en niet een jaar verplichting.
Alarmsignalen die een trage onboarding voorspellen
- Pas na de go-live een accountmanager op naam.
- 'Integratie' betekent CSV-uploads in plaats van een native koppeling met je webshop.
- Geen testorderfase in de planning — QA is precies waar een onboarding van 12 dagen ook echt 12 dagen blijft.
- Opstartkosten die meeschalen met het aantal SKU's. (Bij ShipCube bedragen de opstartkosten €86,12 op Starter en vervallen ze daarboven.)
- Retourafhandeling die 'later wordt ingericht' — later betekent nooit, en je voorraaddata betaalt het gelag.
Kortom
Twaalf dagen is genoeg — mits systemen native koppelen, de voorraad geconsolideerd binnenkomt en QA als volwaardige fase wordt behandeld in plaats van als formaliteit. Neem bovenstaande checklist mee naar elk gesprek met een aanbieder, en wil je hem tegen het netwerk van ShipCube leggen, bereken dan eerst je kosten of plan een gesprek voor een doorloop.